L’utilisation de ressources externes à Van In dans vos manuscrits est soumise à un certain nombre de principes et de conventions qu’il faut constamment garder à l’esprit.
Notion de plagiat
Un principe fondamental régissant la relation entre auteur et éditeur est celui de propriété intellectuelle. Ce principe est basé sur le fait que le manuscrit soumis a été rédigé en intégralité par l’auteur, ce qui n’empêche en rien la reprise de (fragments de) textes, vidéos, audios, photos ou dessins réalisés par quelqu’un d’autre… moyennant la citation des sources. Ces contenus sont considérés par défaut comme étant protégés par la législation sur la propriété intellectuelle. Pour être utilisés dans votre ouvrage, ils doivent dès lors faire l’objet d’accords très clairs avec l’ayant-droit.
Pour être utilisé dans un ouvrage commercialisé, tout contenu externe doit faire l’objet d’accords très clairs avec l’ayant-droit. Ce sont les droits de reproduction (ou IPR, Intellectual Property Rights). Ils s’appliquent également à tout ce qui est téléchargé sur Internet (texte, audio, vidéo…). Il est tentant, car facile, de rechercher des images – notamment des photographies – via Google. Attention : la plupart de ces médias sont protégés par des droits d’auteur. Cela signifie qu’ils ne peuvent pas être utilisés sans l’autorisation du titulaire des droits. Parfois, une citation de la source suffit, mais généralement des droits d’auteur doivent être payés. Si vous avez vu une illustration sur Internet qui semble utile/indispensable pour votre manuscrit, discutez à l’avance avec le coordinateur éditorial pour savoir si elle peut être utilisée dans notre publication. Nous vérifierons alors à quelles conditions cela peut être possible.
Les banques d’images
Van In bénéficie d’abonnements à des banques d’images, certaines très générales (comme Shutterstock), d’autres plus spécialisées (comme Belga Image, Science Photo Library…). Vous pouvez y découvrir une masse d’illustrations d’excellente qualité. Nous vous encourageons à rechercher autant d’images que possible via ces canaux. Vous trouverez dans le document suivant la liste de ces différentes banques : Banques d’images
Réaliser ses propres médias
Il est également possible de faire réaliser certaines illustrations/vidéos… par Van In. Si vous souhaitez faire réaliser des dessins, fournissez-nous des croquis clairs ou une description détaillée. Discutez avec le coordinateur éditorial de la manière dont les figures doivent être dessinées et indiquez le nombre de dessins requis. Si vous avez votre propre matériel, veuillez nous envoyer les originaux. N’écrivez pas sur l’illustration, mais joignez un post-it avec le nom que vous avez mentionné dans le manuscrit. N’attachez jamais différentes illustrations les unes aux autres avec un trombone, ni au manuscrit avec de la colle ou des agrafes. Les images qui proviennent d’Internet sont rarement utilisables. Toutefois, elles peuvent servir d’exemples. Livrez les figures numériques sous forme de fichiers séparés (jpg, tiff…). La plupart des formats de fichiers peuvent être traités par nos soins. En cas de doute, n’hésitez pas à en parler avec le coordinateur éditorial.
Bien entendu, il est également possible de fournir vos propres photos. Dans ce cas, soyez attentifs à la qualité de ces dernières. Réglez l’appareil photo numérique sur la plus haute résolution disponible afin que vos photos soient adaptées à la publication. Prenez des dispositions claires avec le coordinateur éditorial à l’avance.
Les droits de reproduction (ou IPR)
Pour autant, il n’est pas toujours possible de trouver son bonheur sur une banque d’images ou de média, ni de les faire réaliser sur mesure. Parfois aussi, il est pédagogiquement intéressant d’utiliser des sources existantes, qu’il s’agisse de textes, d’images… Dans ce cas, Van In doit introduire une demande de droits de reproduction auprès de l’ayant-droit et trouver un accord quant aux conditions de reproduction et au prix à payer.
C’est un processus parfois long, compliqué et coûteux. Afin d’être le plus efficace possible, vous trouverez dans le lien suivant quelques principes de base pour choisir les ressources externes que vous souhaitez utiliser ainsi qu’une liste de partenaires privilégiés (éditeurs, journaux, chaînes de télévision…) avec qui des accords et des tarifs ont déjà été établis et auprès desquels les démarches sont donc simplifiées.
Coût
Il est important que le coordinateur éditorial garde un œil sur le budget alloué aux illustrations et aux droits de reproduction de la collection. Il est donc essentiel de l’aider à d’estimer à l’avance avec lui le nombre de photos et de dessins que le manuscrit contiendra.